Como usar Document Matching com vários tipos de documentos

Com o recurso Document Matching você pode comparar dados de documentos originais com dados extraídos para uma planilha Excel, como por exemplo, faturas, extratos bancários e contratos.

Sobre Document Matching

Com o recurso Document Matching você pode comparar dados numa planilha Excel com documentos originais como faturas, extratos bancários e contratos. A tecnologia IA que usamos encontrará o texto, datas e números em seus documentos originais, e depois, automaticamente criará uma conexão entre ambos. Document Matching é muito útil para os seus testes de detalhe e de controle.

Escolha a versão do datasnipper para aprender mais sobre o recurso Document Matching:
👉 Versão 4.1 e anteriores do DataSnipper 
👉 Versão 5.0 e mais recente do DataSnipper
👉 Perguntas frequentes sobre o recurso Document Matching 

Versão 4.1 e anteriores do DataSnipper

Tutorial

Adicionando vários tipos documentos

Este tutorial ensina a selecionar vários tipos de documentos para adicionar validações extra aos seus testes de detalhe. Para começar você deve importar todos os documentos necessários e depois categorizá-los em pastas diferentes. Quando os grupos forem criados, selecione as colunas que correspondem a cada Snip para que eles fiquem associados também a cada linha.

Passo a passo

Pré-requisitos

• Receber no mínimo dois tipos de documentos diferentes do seu cliente
• Dados para amostra prontos para testar com o Microsoft Excel
• Determinar quais dados você quer testar 
• Versão 4.1 ou anterior do DataSnipper 

Como começar com Document Matching 

1. Clique em Document Matching para abrir o painel e clique em “Add Group” (Adicionar grupo).
2. Você pode agora selecionar documentos existentes ou importar documentos para o seu grupo.
3. Selecione a checkbox dos grupos para criar colunas de saída extras (colunas dos resultados).
   
4. Selecione a coluna do primeiro cabeçalho. Esta é a coluna onde o seu teste começa.
5. Faça a configuração para cada uma das colunas de entrada e saída (input and output columns).
6. Clique em “Match all rows” (Corresponder todas as colunas).
   
7. As correspondências que o Datasnipper encontrar, irão aparecer nas colunas de resultados na sua planilha de Excel.
   

As correspondências irão aparecer em colunas separadas - diferentes tipos de documentos - diferentes colunas. Passe seu mouse pela coluna de saída / coluna onde obteve seus resultados e você verá que seus dados (sejam números, palavras, etc...) estão conectados com os seus ficheiros (PDF, imagens, etc...) e você pode vê-los em Document Viewer (do lado direito da sua tela).

Versão 5.0 e anteriores do DataSnipper

Adicionando vários tipos documentos

Este tutorial ensina a selecionar vários tipos de documentos para adicionar validações extra aos seus testes de detalhe. Para começar você pode importar vários documentos necessários e depois adicioná-los em diferentes pastas. Depois de os grupos serem criados, você pode designar as colunas preferidas onde você deseja colocar os Snips para que depois combinem com todas as linhas.

Tutorial

Passo a passo

Pré-requisitos

• Receber no mínimo dois tipos de documentos diferentes do seu cliente
• Dados para amostra prontos para testar com o Microsoft Excel
• Determinar quais dados você quer testar 
• Versão 5.0 ou anterior do DataSnipper 

Como começar com Document Matching 

1. Comece por importar seus documentos. Você pode importar seus documentos clicando em “Import documents” ou em “Document Organizer” na faixa de opções do menu do DataSnipper.
2. Depois de ter importado todos os seus documentos, clique em “Document Extraction”(Extração de documento) e selecione “Start new document matching” (Começar novo documento correspondente).
   
3. Selecione as células que contém os dados da sua amostra. Você pode inserir os números de células que deseja corresponder ou manter e selecionar todas as células com o cursor.
4. Selecione a sua amostra de dados. Se ela incluir cabeçalhos, selecione a opção “First row includes headers" (A primeira linha contém cabeçalhos)
5. Depois clique em “Next” (Seguinte).
   
6. Selecione como você quer reconciliar seus documentos. Se você estiver executando uma correspondência de multi way(ou seja com vários tipos de documentos), selecione “Use document folder”(Usar pasta de documentos).
7. Clique em adicionar nova pasta para adicionar vários tipos de documentos em grupos. Uma vez que os grupos estejam criados, clique nas checkboxes com as pastas que você quer usar.
8. Depois clique em “Next” (Seguinte).
   
9. Na versão 5, o DataSnipper automaticamente seleciona as colunas dos resultados ‘coluna output’ para você. Você pode sempre, manualmente, ajustar os valores de acordo com os seus procedimentos.
   
10. Depois de verificar a sua coluna de resultados, clique em “Match all rows” e o DataSnipper irá automaticamente corresponder os dados de amostra 'input column' com os resultados 'output column' para você.
11. Uma vez que a correspondência esteja completa, use o seu julgamento profissional para avaliar os resultados.
    

Salvando modelos de referência (Templates)

Se você quiser usar as mesmas configurações do Document Matching para outros procedimentos, você pode salvar seus documentos como um template e usá-los futuramente.

1. Clique em “Save as template” (Salvar como template).
2. Dê um nome ao seu modelo e uma descrição (opcional).
3. Clicando em “OK”, sua template será salva em “My Templates” (Minhas templates) na aba do Document Matching.

FAQs - Perguntas Frequentes

1. Posso incluir ‘inputs’ (dados de entrada) no Document Matching sem que a ferramenta precise gerar os Snips no Excel?
   Não. Com o módulo Document Matching você precisa sempre de retornar um Snip com um valor associado. Você pode apagar o resultado, mas não é possível criar Snips sem os mesmos serem gerados no Excel. Em resumo, cada dado introduzido que você quiser incluir em Document Matching terá sempre um output.
   
   

   Se você executar várias comparações (usando grupos de arquivos) então você não precisa especificar um resultado para cada grupo.

   
   

2. Se um documento, por exemplo uma fatura, tiver 2-3 páginas, o Documento Matching consegue escolher os inputs corretos (por exemplo, se o valor estiver localizado na terceira página do documento)?

   Sim, o Document Matching tem um algoritmo que classifica múltiplos valores, e uma das formas de classificá-los é pela proximidade de todos os Snips por cada página.
   
   
3. O que acontece se você selecionar ‘No’ (Não) para a mensagem ‘The output area is not empty’ (A coluna de saída - resultados - não está vazia). Você precisará substituir as linhas que contém os dados?
   Se você selecionar 'Não’, o Document Matching preencherá apenas as linhas vazias. Você pode selecionar esta opção, por exemplo, ao executar o próximo conjunto de itens ou se desejar revisar uma de suas seleções de Document Matching e, em seguida, executar a ferramenta.