Como automatizar seus testes com Document Matching

Com o recurso Document Matching (Correspondência de Documentos) você pode comparar os dados presentes num documento original com dados extraídos para uma planilha Excel.

Sobre o recurso Document Matching

Com o recurso Document Matching você pode comparar dados numa planilha Excel com documentos originais como faturas, extratos bancários e contratos. A tecnologia IA que usamos encontrará texto, datas e números em seus documentos originais, e depois, automaticamente criará uma conexão entre ambos. Document Matching é muito útil para os seus testes de detalhe e de controle.

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Primeiros passos com o recurso Document Matching

Aprenda como começar com o Document Matching. Criámos um guia com um procedimento simples de validação de uma fatura. Uma vez que você entenda o conceito, poderá aplicar o recurso para diferentes validações ou reconciliações tornando os seus procedimentos mais automatizados.

Tutorial

Opções avançadas do Document Matching

Aprenda como usar as opções avançadas do Document Matching para obter melhores resultados.

Passo a passo

Pré-requisitos

1. Documentos do cliente
2. Amostra de dados pronta para o Excel
3. Determinar quais campos de dados você quer testar

Como começar Document Matching

1. Clique em “Import documents” (Importe documentos) para importar documentos relacionados.
2. Selecione os documentos que você quer importar.
3. E por fim clique em “Document Matching”.
   
   

Selecione os documentos necessários e organize-os em grupos

1. Primeiro, você precisa de fazer grupos para cada tipo de documento.
   
2. Primeiro crie um grupo para 'Faturas' e depois selecione todas as faturas do grupo.
3. Depois crie um novo grupo como o nome 'Extrato bancário', e importe os documentos necessários para esse grupo.
   
4. Por fim verifique se você selecionou todos grupos que criou para os incluí-los no seu teste de detalhe.

Selecione os dados

1. Selecione “Header row”, para selecionar a linha onde os títulos estão localizados.
2. Onde diz “Input column” (Coluna de entrada) selecione “Amount” (Valor).
3. Depois, selecione “Output column” (Coluna de saída) para que o DataSnipper perceba onde colocar o resultado.
4. Para adicionar novas linhas clique no ícone com o sinal de mais (+). Se, por exemplo, você tiver 3 colunas de dados, você precisará de 3 linhas.
5. Repita os passos acima para todos os dados necessários.
   
6. Depois, clique em “Match all rows” (Corresponder todas as linhas).
7. Ao clicar nos resultados, você pode ver facilmente os documentos correspondentes.

Reveja e ajuste

1. Reveja os resultados e identifique os itens que estão faltando.
2. No nosso exemplo, um campo ainda está em branco. Depois de analisar, verifique se há diferenças de arredondamento no valores.
3. Estipule um desvio nas opções do Document Matching. Clique em “Value amount” (Valor) e defina o valor de “1”.
4. Você pode facilmente verificar o valor habilitando a opção “Allow difference” (Permitir diferença) e definindo o valor para 1.
   
5. Teste de novo. Agora, todas as informações estão conectadas e as células estão preenchidas.

Aumente a qualidade do seu teste automatizado

Para acabar, você pode adicionar algumas regras adicionais para melhorar a qualidade dos seus testes:

1. Clique no botão “Options” (Opções) no menu de inicialização Document Matching.
2. Aqui, você pode selecionar duas opções avançadas:

• Clicar na checkbox para fazer com que os dados da coluna seja obrigatórios.
• Clicar na checkbox que permite desvios nos resultados até um certo valor.

Neste exemplo, o número da fatura é único e está disponível na amostra de dados. Portanto, caso não seja encontrada nenhuma correspondência do mesmo, os restantes números não importam.

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Aprenda a usar o Document Matching

Aprenda como começar com o Document Matching. Criámos um guia com um procedimento simples de validação de uma fatura. Uma vez que você entenda o conceito, poderá aplicar o recurso para diferentes validações ou reconciliações tornando os seus procedimentos mais automatizados.

Tutorial

Passo a passo

Pré-requisitos

1. Receber documentos do cliente
2. Amostra de dados pronta para o Excel
3. Determinar quais campos de dados você quer testar
4. Versão 5.0 ou mais recente do DataSnipper

Como começar Document Matching

1. Clique em “Import documents” (Importe documentos) para importar documentos relacionados.
2. Depois de importar os documentos, clique em “Document Extraction”(Extração de documentos) e depois clique em “Start new Document Matching” (Começar novo Document Matching).
   
3. Selecione as células Excel que contém os dados de amostra.
4. Se a sua amostra de dados incluir cabeçalhos, clique na opção que diz "First row includes headers".
5. Depois clique em “Next Step” (Próximo passo).
   
6. Selecione “Reconciliar Documentos”. Se você está executando apenas uma forma de comparação, selecione “All documents” (todos os documentos) e depois clique em ‘Next’ (Próximo passo).
7. Na versão 5, o DataSnipper automaticamente seleciona as colunas dos resultados ‘coluna output’ para você. Você pode sempre, manualmente, ajustar os valores de acordo com os seus procedimentos.
   
8. Depois de verificar a sua coluna de resultados, clique em “Match all rows” e o DataSnipper irá automaticamente corresponder os dados de amostra (input column) com os resultados (output column) com para você.
9. Uma vez que a correspondência esteja completa, use o seu julgamento profissional para avaliar os resultados.
   

Salvando modelos de referência (Templates)
Se você quiser usar as mesmas configurações do Document Matching para outros procedimentos, você pode salvar seus documentos como um template e usá-los futuramente.

1. Clique em “Save as template” (Salvar como template).
2. Dê um nome ao seu modelo e uma descrição (opcional).
3. Clicando em “OK”, sua template será salva em “My Templates” (Minhas templates) na aba do Document Matching.

FAQs - Perguntas Frequentes

1. Posso incluir inputs (dados de entrada) no Document Matching sem que a ferramenta precise gerar os Snips no Excel?
   Não. Com o módulo Document Matching você precisa sempre de retornar um Snip com um valor associado. Você pode apagar o resultado, mas não é possível criar Snips sem os mesmos serem gerados no Excel. Em resumo, cada dado introduzido que você quiser incluir em Document Matching terá sempre um output.
   
   

   Se você executar várias comparações (usando grupos de arquivos) então você não precisa especificar um resultado para cada grupo.

   
   

2. Se um documento, por exemplo uma fatura, tiver 2-3 páginas, o Documento Matching consegue escolher os inputs corretos (por exemplo, se o valor estiver localizado na terceira página do documento)?

   Sim, o Document Matching tem um algoritmo que classifica múltiplos valores, e uma das formas de classificá-los é pela proximidade de todos os Snips por cada página.
   
   
3. O que acontece se você selecionar ‘No’ (Não) para a mensagem ‘The output area is not empty’ (A coluna de saída - resultados - não está vazia). Você precisará substituir as linhas que contém os dados?
   Se você selecionar 'Não’, o Document Matching preencherá apenas as linhas vazias. Você pode selecionar esta opção, por exemplo, ao executar o próximo conjunto de itens ou se desejar revisar uma de suas seleções de Document Matching e, em seguida, executar a ferramenta.